Trop d’emails ? 6 solutions de prévention collective pour les entreprises.

Quelles solutions face à l’hyper communication en entreprise ? Le déploiement des technologies de l’information et de communication (TIC) devait rapprocher les acteurs de l’entreprise. Pourtant de plus en plus d’employés sont submergés par les mails et appels téléphoniques. Par exemple, l’étude de Radicati¹ (2015) montre un nombre moyen de 88 emails reçus par jour. Les solutions proposées sont trop souvent axées sur une gestion individuelle des TIC. Pourtant l’abondance d’email est un problème organisationnel et des solutions collectives existent. Voici une liste non exhaustive de solutions.

Toujours les mêmes questions ? Mettez en place une FAQ d’entreprise ou un ChatBot.

Les foires aux questions (FAQ) / wiki d’entreprise :

La foire aux questions (FAQ), comment le wiki d’entreprise permet de répondre aux questions les plus récurrentes et les plus simples de vos interlocuteurs. La mise en œuvre est facile et vous pouvez créer une interface client et une interface collaborateur.

Les chatbots :

Un chatbot est un robot logiciel pouvant dialoguer avec un individu ou consommateur par le biais d’un service de conversations automatisées. Dans la lignée des FAQ, ils permettent de répondre aux questions de vos collaborateurs. Lorsque la question est plus complexe, ils permettent de personnaliser la réponse. Sur une question du type « combien me reste-t-il de jour de congé ? » ou « qu’elle est l’avancement du projet … ? » le chatbot pourra répondre avec précision. Instaurer un chatbot² s’avère plus compliqué et couteux qu’une FAQ ou un Wiki.

Vous souhaitez vous concentrer sur les informations les plus importantes ? Instaurez un réseau social d’entreprise.

Le réseau social d’entreprise³ concentre les publications collectives. Par exemple les nouvelles procédures, les événements d’entreprise et l’avancement d’un projet pourront figurer sur ce réseau social. Les communications collectives pourront également être centralisées sur ce réseau par exemple en instaurant des groupes privées ou une messagerie instantanée. De cette façon vous ne serez plus pollué par que les informations qui ne concernent pas directement votre travail.

Vous recevez des mails qui ne vous sont pas destinés ? Instaurez un annuaire d’entreprise, éliminer le champ « en copie » des mails internes ou faites filtrer les mails.

L’annuaire d’entreprise :

Franchement, vous n’avez aucune raison de ne pas avoir d’annuaire d’entreprise ! Savoir qui fait quoi en 1 clic est essentiel à toute organisation. Vous pouvez aussi bien l’organiser par fonction (classique) ou par projet.

Filtrer les mails dans lesquels vous êtes en copie (CC ou CCI) :

Lorsqu’elle est bien utilisée, la fonction copie conforme (cc) sert à vous adresser des mails qui ne vous concernent pas directement. Sachez que vous pouvez filtrer les mails dans lesquels vous êtes en copie. Cette astuce marche avec la plupart des services de messagerie. Que ce soit en CC ou CCI ils seront classés dans un dossier à part (de votre choix). Vous pouvez également désactiver les notifications pour ces mails. Tenez au courant vos collaborateurs et ils y réfléchiront à deux fois avant de vous intégrer à un mail groupé. Le filtrage des mails entrant peut également être utilisé pour les newsletters et autres mails peut importants.

Trop de mail de relance ou de suivi de projet ? Instaurer une culture des délais.

Si vos collaborateurs ne connaissent pas vos délais, ils vous demanderont toujours d’être plus rapide que vous ne pouvez l’être. Instaurer une culture des délais est particulièrement pratique lorsque la majorité des mails que vous recevez vous sont envoyés pour vous demander d’effectuer une tâche. Le but d’une culture des délais est de communiquer sur les délais habituels dont vous avez besoin pour effectuer vos tâches. Vous pouvez par exemple la communiquer au début de chaque projet, ou dans une FAQ / wiki d’entreprise.

Vous avez du mal à vous déconnecter ? Bloquer l’envoi de mail interne en dehors des heures de bureaux.

De plus en plus d’entreprises de bannir l’envoie d’email passé une certaine heure⁴ (voir d’éteindre automatiquement les ordinateurs). Le droit à la déconnexion fait d’ailleurs partie de la loi El Khomri⁵.

Toujours trop de mail ? Organiser des journées sans mails ni téléphone.

C’est la solution la plus radicale si vous croulez sous les mails et appels téléphoniques.  De nombreuses entreprises s’autorisent une demi-journée par semaine, une journée par mois ou une journée tous les trois mois de coupure⁶. Le rythme dépend de vos besoins.

En combinant ces solutions, vous devriez réussir à limiter et mieux classer vos mails. Ainsi vous devriez dégager du temps supplémentaire pour vos activités de cœur de métier et gagner en performance. Vous pouvez également faire confiance à vos employés pour trouver des solutions innovantes !

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Références